Cuplikan 08 : Sistem Informasi Rumahsakit — tantangan yang ada

Kali ini penulis ingin merangkum tentang tantangan pada implementasi Hospital Information System (HIS). Mengapa ? Karena seringkali, pengembangan dan implementasi HIS mengalami kendala yang sama, namun karena keterbatasan informasi tersebut, maka para penanggung jawab program/project melewatkannya. Harapannya tulisan ini adalah kesalahan, kelemahan dan masalah yang ada tidak terulang kembali.

Apakah HIS itu ?

Sistem informasi rumah sakit (HIS) adalah salah satu alat IT yang mencakup semua fungsi dan operasi yang dilakukan dalam proses perawatan pasien di berbagai bangsal rumah sakit (Rahimi, Safdari, & Jebraeily, 2014). HIS ini memainkan peran kunci dalam mendukung urusan rumah sakit melalui penggunaan kesehatan yang sesuai IT (Hsiao et al., 2011). 

Penting untuk diketahui bahwa HIS sebagai subsistem sosio teknikal dari sebuah rumah sakit yang terdiri dari semua pengolahan informasi serta terkait manusia atau aktor teknis dalam peran pengolahan informasi masing-masing sistem informasi rumah sakit terdiri dari fungsi perusahaan, proses bisnis, komponen aplikasi, dan komponen pengolahan data fisik (Hsiao, Chang, & Chen, 2011).

Dalam pengimplementasiannya, HIS dapat diimplementasikan dalam bentuk Electronic Health Record (EHR), Electronic Medical Record (EMR), Komputerisasi Dokter Order Entry (CPOE), Sistem Clinical Decision Support (CDSS), dll atau dalam beberapa kasus kombinasi dari dua atau lebih di atas (Ahlan & Ahmad, 2014).

Apakah tujuan adanya HIS ?

Tujuan utama dan terpenting dari HIS adalah untuk meningkatkan patient safety. HIS digunakan untuk mendukung berbagai tugas kesehatan yang sangat spesifik. Oleh karena itu, kebutuhan untuk memahami faktor-faktor yang mempengaruhi penerimaan teknologi ini dengan profesional dibidang kesehatan sangatlah penting (Chen and Hsiao, 2012). Sebagai contoh adalah sistem Computerized physician order entry (CPOE ) yang merupakan aplikasi komputer yang memungkinkan dokter untuk menggunakan komputer untuk langsung memasukkan perintah elektronik seperti obat, laboratorium, radiologi, rujukan dan prosedur yang dapat menjadi pendekatan yang efektif untuk meningkatkan keselamatan pasien dan kinerja dokter. Karena manual order entry pengguna diketahui menjadi salah satu penyebab kesalahan dan kejadian efek samping obat (Amiri, Rahimi, & Khalkhali, 2018; Lee et al., 2016).

Data tidaklah bermanfaat jika tidak di olah menjadi informasi yang berguna, oleh karena itu, salah satu fungsi HIS adalah Menyajikan informasi, mengevaluasi performa dan analisis ekonomi (Kim et al., 2011). Oleh karenanya, sistem ini memiliki potensi untuk meningkatkan kualitas, efisiensi, hasil, keselamatan pasien dan mengurangi biaya kesehatan (Ahlan and Ahmad, 2014). Serta yang tidak kalah pentingnya, HIS dapat membantu rumah sakit memastikan bahwa informasi medis yang diterima akurat sehingga dapat meningkatkan komunikasi diantara dokter, perawat, farmasi dan juga supplier (Low and Hsueh Chen, 2012).

Kendala-kendala dalam HIS

Sumber Daya Manusia

Hasil penelitian menunjukan adanya resistensi pengguna, kurangnya pendidikan dan pelatihan, dan kurangnya kesadaran SDM dan pentingnya sebagai hambatan utama untuk pelaksanaan sistem catatan kesehatan elektronik. Gagnon et all, menyoroti menyikapi persepsi dokter tentang kemudahan penggunaan dan kegunaan yang dirasakan dari sistem HIS serta norma-norma profesional dan sosial, identitas pribadi dan efikasi diri komputer. Kruse et all juga mencatat kesalahpahaman pengguna administratif dan klinis pada manfaat dari sistem akan menghambat pelaksanaan yang efektif. Tantangan transisi ke sistem baru yang dapat dikaitkan dengan ketakutan akan perubahan dapat berkontribusi pada penolakan sistem elektronik. Keterlibatan para pengembang serta pemangku kepentingan lainnya dapat mempengaruhi penerapan sistem informasi sebagai proyek harus dipastikan dan dipantau. Kompetensi para pemangku kepentingan tentang Information Communication Technology (ICT) untuk mendapatkan apresiasi dari utilitas sistem.

Menarik bahwa adanya pengakuan tentang sistem terasa lambat dan terganggu terus-menerus. Ini kelemahan telah mempengaruhi staf klinis untuk menyelesaikan laporan mereka secara efisien dan lebih lanjut menyebabkan keterlambatan dalam proses dokumentasi (Yunus et al., 2013).

Bahkan ditemukan bahwa pengguna lemah dilatih; mereka tidak terlatih untuk encoding yang benar, penggalian dan mengklasifikasi informasi, dan menyediakan statistik, tabel dan diagram. Rumah sakit juga tidak memberikan pelatihan/ tutorial komputer dasar untuk personil. Sehingga pengguna tidak dapat memanfaatkan secara optimal (Moghadam & Fayaz-Bakhsh, n.d.).

Yang lebih bahaya dari kurangnya pengetahuan dan keterampilan penggunaan sistem, menyebabkan user merasa sistem tersebut sangat kompleks. Dan hal ini menyebabkan resistensi (Alam, Masum, Beh, & Hong, 2016; Pai & Huang, 2011).

Perangkat Keras, Perangkat Lunak, dan Sumber Daya Jaringan

Kurangnya fasilitas dan peralatan IT biasanya ditandai dalam literatur sebagai hambatan dalam menerapkan sistem HIS. Infrastruktur teknis untuk beroperasi secara efektif harus tersedia. Interoperabilitas perangkat lunak juga dipandang sebagai kerugian. Perangkat lunak yang memenuhi kebutuhan organisasi dan menunjukkan kemudahan penggunaan diakui sebagai tantangan. Perangkat lunak yang dikembangkan tanpa memahami tuntutan pemangku kepentingan akan meniadakan kepercayaan atau menghambat penerapan sistem EHR . Nasiripour et all. mengakui perlunya penyediaan cakupan telekomunikasi yang memadai serta akses ke kecepatan internet yang tepat sebagai hambatan untuk, lebih luas lagi, pembangunan e-kesehatan negara tersebut.

Sumber Data

Ulasan tersebut mempertimbangkan kekhawatiran yang timbul dari privasi dan kerahasiaan data sebagai pencegah dalam penerapan sistem EHR. Risiko yang terkait dengan pelanggaran data sensitif harus dikelola. Nasiripour dkk.  menyoroti kekhawatiran untuk memastikan privasi pasien dan lebih jauh mengedepankan standar data yang diadopsi dalam konteks beberapa negara.

Sumber Daya Prosedur

Studi menunjukkan kurangnya dukungan administratif dan kebijakan sebagai kekhawatiran yang mungkin menghambat penerapan sistem HIS. Biaya yang terkait dengan perolehan infrastruktur dan keterampilan yang diperlukan serta perhatian pada laba atas investasi telah disorot dalam makalah yang ditinjau. Keberhasilan implementasi seperti sistem akan membutuhkan dukungan dan komitmen dari para eksekutif untuk peningkatan kualitas . Mengintegrasikan sistem HIS ke fasilitas perawatan kesehatan harus membaginya dengan memasukkannya ke dalam alur kerja fasilitas saat ini  yang kemungkinan akan dipenuhi dengan resistensi.

Masalah lain juga berkaitan dengan sistem kinerja dan kemampuan yang mempengaruhi tingkat penerimaan dan kepuasan diantara para pengguna HIS (Choi et al., 2010; Yunus, Latiff, Mulud, & Noorsuriani, 2013). Kejadian tersebut bisa jadi disebabkan karena petunjuk penggunaan dari sistem tidak tersedia, dan ini dapat menyebabkan penurunan produktivitas. Hal ini juga dapat menyebabkan penggunaan informasi dalam catatan kesehatan menjadi tidak efisien (Moghadam & Fayaz-Bakhsh, n.d.).

Meningat adanya kemungkinan hilangnya informasi adalah tinggi ketika mereka dipindahkan di antara departemen. File tersebut sering tidak diketahui penanggung jawabnya, sehingga menjadi keterbatasan pada memasukkan data/informasi ke dalam program.(Moghadam & Fayaz-Bakhsh, n.d.)

Best practices

  1. Pelatihan sistem harus di galakkan. Audit yang selama ini dijalankan ternyata sering kali tidak dapat digunakan untuk perbagikan HIS (Amiri et al., 2018).
  2. Pelatihan harus terstruktur. Tenaga kesehatan juga harus efektif terlibat dalam kegiatan pelatihan dan meningkatkan keterampilan dan kemampuan dalam penggunaan sistem tersebut (Moghadam & Fayaz-Bakhsh, n.d.).
  3. Pelatihan terhadap sistem baru, di libatkan dalam uji coba perangkat lunak di rumah sakit,  dengan personil yang sudah terlatih; selama satu tahun, para desainer harian menerima umpan balik dari pengguna setiap departemen dan upgrade sistem. Harus ada staff yang bertanggung jawab dan berkomitmen untuk implementasi sistem. Sistem baru tersebut juga harus di promosikan, dan tidak lupa hardware juga harus memadai (Chang et al., 2012; Moghadam & Fayaz-Bakhsh, n.d.).
  4. Pengembangan Sistem harus menekankan pada karakteristik yang diperlukan untuk pelaksanaan software HIS, kelancaran proses internal organisasi, dan tidak melupakan komponen organisasi (Mehraeen et al., 2014).
  5. Catatan penting yang harus diperhatikan, kemudahan penggunaan antarmuka HIS. Ini termasuk peningkatan efektivitas komunikasi antara IS departemen dan departemen pengguna; kemudahan pencarian informasi serta adanya help desk yang tanggap (Chen & Hsiao, 2012).

Catatan tambahan

Semua komponen dan sub komponen organisasi, beserta semua komponen IT harus dikoordanasikan dengan baik. Perancangan harus mempertimbangkan semua komponen organisasi tersebut (Mehraeen et al., 2014). 

Administrator harus merancang secara rencana rinci untuk partisipasi pengguna sebelum pengembangan dan pembelian HIS sehingga mereka dapat ikut mengidentifikasi kebutuhan nyata serta meningkatkan komitmen dan motivasi mereka untuk mengembangkan, memelihara dan meng-upgrade sistem, dan dengan cara ini, keberhasilan sistem akan terjamin (Rahimi et al., 2014). Dan yang sangat penting, adalah dukungan manajemen,agar kualitas informasi memiliki dampak signifikan pada persepsi kemudahan penggunaan (Hsiao et al., 2011).

Refences

  1. Ahlan, A. R., & Ahmad, B. I. (2014). User Acceptance of Health Information Technology (HIT) in Developing Countries: A Conceptual Model. Procedia Technology, 16, 1287–1296. https://doi.org/10.1016/j.protcy.2014.10.145
  2. Alam, M. G. R., Masum, A. K. M., Beh, L.-S., & Hong, C. S. (2016). Critical Factors Influencing Decision to Adopt Human Resource Information System (HRIS) in Hospitals. PLOS ONE, 11(8), e0160366. https://doi.org/10.1371/journal.pone.0160366
  3. Amiri, P., Rahimi, B., & Khalkhali, H. R. (2018). Determinant of successful implementation of Computerized Provider Order Entry (CPOE) system from physicians’ perspective: Feasibility study prior to implementation. Electronic Physician, 10(1), 6201–6207. https://doi.org/10.19082/6201
  4. Chang, C.-S., Chen, S.-Y., & Lan, Y.-T. (2012). Motivating medical information system performance by system quality, service quality, and job satisfaction for evidence-based practice. BMC Medical Informatics and Decision Making, 12(1). https://doi.org/10.1186/1472-6947-12-135
  5. Chen, R.-F., & Hsiao, J.-L. (2012). An investigation on physicians’ acceptance of hospital information systems: A case study. International Journal of Medical Informatics, 81(12), 810–820. https://doi.org/10.1016/j.ijmedinf.2012.05.003
  6. Choi, J., Kim, J.W., Seo, J.-W., Chung, C.K., Kim, K.-H., Kim, J.H., Kim, J.H., Chie, E.K., Cho, H.-J., Goo, J.M., Lee, H.-J., Wee, W.R., Nam, S.M., Lim, M.-S., Kim, Y.-A., Yang, S.H., Jo, E.M., Hwang, M.-A., Kim, W.S., Lee, E.H., Choi, S.H., 2010. Implementation of Consolidated HIS: Improving Quality and Efficiency of Healthcare. Healthc. Inform. Res. 16, 299. https://doi.org/10.4258/hir.2010.16.4.299
  7. Farzandipur, M., jeddi, F., Azimi, E., 2016. Factors Affecting Successful Implementation of Hospital Information Systems. Acta Inform. Medica 24, 51. https://doi.org/10.5455/aim.2016.24.51-55
  8. Hsiao, J.-L., Chang, H.-C., & Chen, R.-F. (2011). A Study of Factors Affecting Acceptance of Hospital Information Systems: A Nursing Perspective. Journal of Nursing Research, 19(2), 150–160. https://doi.org/10.1097/JNR.0b013e31821cbb25
  9. Gagnon MP, Simonyan D, Ghandour EK, Godin G, Labrecque M, Ouimet M, Rousseau M. Factors influencing electronic health record adoption by physicians: A multilevel analysis. Int J Inform Manage 2016;36:258-70.
  10. Lee, Y.-C., Wu, H.-H., Weng, S.-J., Huang, Y.-C., Hsieh, W.-L., & Huang, C.-H. (2016). Application of Hospital Information Systems-Construction of an Incident Reporting System. TEM Journal; Vol 5, No 4, 2016. ISSN 2217-8309. https://doi.org/10.18421/tem54-18
  11. Mehraeen, E., Ahmadi, M., Mehdipour, Y., & Noori, T. (2014). Evaluation of Hospital Information Systems in Selected Hospitals of Iran. International Journal of Advanced Information Technology, 4(5), 1–7. https://doi.org/10.5121/ijait.2014.4501
  12. Moghadam, M. A. A., & Fayaz-Bakhsh, A. (n.d.). Hospital Information System Utilization in Iran: a Qualitative Study, 5.
  13. Pai, F.-Y., & Huang, K.-I. (2011). Applying the Technology Acceptance Model to the introduction of healthcare information systems. Technological Forecasting and Social Change, 78(4), 650–660. https://doi.org/10.1016/j.techfore.2010.11.007
  14. Rahimi, B., Safdari, R., & Jebraeily, M. (2014). Development of Hospital Information Systems: User Participation and Factors Affecting It. Acta Informatica Medica, 22(6), 398. https://doi.org/10.5455/aim.2014.22.398-401
  15. Wen, D., Zhang, X., Wan, J., Fu, J., Lei, J., 2017. The challenges of emerging HISs in bridging the communication gaps among physicians and nurses in China: an interview study. BMC Med. Inform. Decis. Mak. 17. https://doi.org/10.1186/s12911-017-0473-x
  16. Yunus, N. M., Latiff, D. S. A., Mulud, Z. A., & Noorsuriani, S. (2013). Acceptance of Total Hospital Information System (THIS). International Journal of Future Computer and Communication, 2(3), 4.