Case report : Lesson learn dari pengelolaan IT mulai skala small sampai besar

Saya cukup beruntung ketika dapat mengalami belajar dan mengelola IT mulai dari ketika berkembang bahkan jaman internet masih sangat baru di Indonesia, sampai kemudian mengelola IT pada institusi yang sudah dapat dikatakan sebagai level enterprise. Disini saya akan mencoba berbagi pengalaman dari sisi SDM, organisasi pengelolaan (perencanaan – operasional – evaluasi), dan cost

I am by no means an expert nor a good and success full IT manager that can bring a small company become a very big company because of IT support. It just happened that I can work within those circumstances in many different roles. Jadi disini hanyalah sharing pengalaman pribadi untuk dapat digunakan sebagai lesson learn.

Dari sisi definisi, bisa jadi difinisi Micro, Small dan Medium itu berbeda-beda. Yang sering ditemui adalah berdasarkan jumlah pegawai, dan ada pula yang menggunakan ukuran jumlah aset beserta jumlah pegawainya sekaligus. Namun, menurut saya di jaman serba digital ini, yang semuanya serba maya dan berada di alam digital, maka sebenarnya jumlah customer yang kita layani pun juga sudah harus menjadi definisi dari sebuah ukuran SME.

Sebagai contoh, ada yang mengatakan micro company itu yang mempunyai maksimal 10 pegawai didalamnya, 10-50 adalah small size dan diatas 50 keatas adalah medium. Eh berarti ada yang large ya ? Silahkan googling sendiri definisi pastinya. Dan saya melihat di jaman virtual  ini, customer maya bisa jadi ukuran juga. Tidak melulu mereka membeli barang atau menghasilkan direct revenue untuk kita, namun jika kita melayani mereka, maka itu juga layak menjdi hal yang dipertimbangkan sebagai definisi juga. Terus terang saya belum sempat mencari bacaan tentang ini. Dilain waktu akan saya update karena bukan mejadi fokus saya saat ini.

Contoh riil yang yang sering digunakan oleh kita semua tentang customer yang tidak secra langsung membeli produk atau memberi revenue terhadap layanan yang digunakan adalah Google. Saya kira semua orang di muka bumi ini yang mengakses internet pasti menggunakan Google. Nah jika kita hidup dalam dunia digital , misal software developer, maka customer semacam ini patut dipertimbangkan sebagai ukuran.

Yang jelas, jika anda perhatikan (dan dulu diawal terlibat di bidang ini) maka sering kali penjualan hardware software dipasarkan dan dikelompokkan menjadi 3 yaitu Small, Medium dan Enterprise. Nah disinilah menariknya, bagi yang belum pernah merasakan skala medium atau large maka tidak bisa membayangkan kompleksitas di dalamnya apalagi masih dalam sekala mikro atau small. Semuanya terasa sama saja dan kenapa mahal ??

Skala Micro

Tidak perduli dimana skalanya, sepertinya wong IT atau bagian IT itu selalu dilupakan orang ketika semua urusan mereka lancar terpenuhi dan akan protes berat dan mendadak ingat IT ketika ada masalah. Jadi wong IT itu hanya di ingat ketika saat susah saja, sepertinya begitu 🙂

Dalam skala ini, pengguna sangat sensitif terhadap harga (price sensitive). Pemilihan hardware walaupun terpaut sedikit pun dapat mempengaruhi keputusan pembelian. Kondisi pada skala ini mempertimbangkan harga dan fasilitas sangatlah dominan, walaupun pada akhirnya merk yang diambil adalah “second layer” brand. Asal harga lebih murah dan fitur lebih kaya, kemungkinan besar device ini akan dipilih. Brand besar yang banyak digunakan perusahaan besar bahkan diklaim bagus, tidak bakalan dilirik. Dengan alasan mahal.

Bagaimanakah dengan sumber daya manusia (SDM) ? Berdasar pengalaman saya dan pengamatan pada beberapa instiusi yang saya temui maka wong IT ini biasanya adalah orang yang punya hobby atau mempunyai kemampuan lebih dari yang lain. Dan biasanya tidak ada naungan dalam lembaga atau unit khusus IT. Hal yang berhubungan dengan SDM ini adalah bisa jadi tidak ada anggaran yang dikhususkan untuk membiayai wong IT ini. They are doin it for fun.

Kalau diperhatikan, pola ini sangat mirip dengan pengguna rumahan, yaitu bahwa anggota di rumah tersebut yang mempunyai kemampuan lebih lah yang bertanggung jawab terhadap pemeliharaan dan segala hal yang berhubungan dengan kelancaran fungsi benda-benda IT. Sudah tentu, tidak ada pertimbangan pengeluaran cost dalam hal ini, biaya hanyalah diasumsikan pembelian hardware saja.

Skala Small – Medium

Skala ini masih juga price sensitive. Walaupun pada tahap ini penggunaan ICT sudah meluas sampai pada proses untuk memperlancar administrasi dan evaluasi.

Jumlah pengguna yang meningkat dan juga sudah dipergunakan dalam proses belajar mengajar, menyebabkan diadakannya unit khusus IT. SDM di unit ini biasanya juga berasal dari orang yang paling bisa IT kemudian di tempatkan pada unit ini. Pada tahap ini pun sudah ada cost yang dikeluarkan untuk SDM yang menangani IT ini. Menariknya adalah saya temui bahwa wong IT ini bekerja di semua lini. Apapun yang berbau IT akan dikerjakan orang yang sama, mulai dari programming software/system, jaringan (termasuk ngolor kabel) dan juga server setting. All round deh pokoknya.

Kadang, di posisi ini, pengelola institusi melihat SDM di bidang IT ini lebih kearah tukang atau setara dengan staff administrasi yang mempunyai jenis pekerjaan di bidang IT.

Pada pemilihan pengadaan dan pengelolaan hardware/infrastruktur kepraktisa sudah menjadi salah satu pertimbangan. Mengapa ? Mengingat user yang di layani sudah meningkat. Misalnya, pengadaan PC yang sejumlah 30 buah misalnya, akan jauh lebih mudah di rawat jika mempunyai spec dan bahkan merk yang sama.

Yang menarik pada kondisi ini adalah (seingat saya lho ya) strategic decision making yang berhubungan dengan IT ini belum dikembangkan dengan baik. Hal ini bisa jadi disebabkan oleh karena wong IT tersebut masih “dianggap” sebagai tukang/teknisi saja. Kebijakan strategis pada institusi tidak pernah melibatkan secara integratif bersama unit IT. Namun bisa jadi juga karena unit IT ini lebih banyak berisi tenaga ahli yang bersifat berkeahlian teknis, bukan manajerial.
Apa akibatnya ? seringkali strategic planning dari pimpinan tidak dapat memanfaatkan secara sepenuhnya keunggulan yang dapat diberikan oleh ICT. Masih parsial.

Skala Medium and Large(?)

Pada saat saya menulis artikel blog ini, saya belum lama berkecimpung di dalam supporting unit dalam skala organisasi yang lebih luas, yaitu universitas dengan student body yang bisa lebih dari 20 ribu. Dengan jumlah concurrent user yang bisa mencapai 4 ribu lebih pengguna, maka pengelolaan IT tidak bisa menggunakan pendekatan tadisional lagi. Namun harus menggunakan pendekatan organisasi modern yang tertata rapih. Unit ini bukan merupakan sambilan, namun sudah menjadi satu dengan tarikan nafas civitas akademika di dalam lingkungan universitas.

Infrastruktur yang digunakan, menjadi penuh kejutan bagi saya sendiri. Tidak cost sensitive lagi, tapi lebih berat ke apa yang dapat menyelesaikan permasalah yang terjadi. Menyediakan solusi dan memperlancar proses didalam organisasi. Contoh sederhana adalah Access Point (Hot Spot) yang sering saya jadikan kuis iseng-iseng di kelas yang saya ampu. “Tebak deh, berapa harga AP yang ada di lorong-lorong ruangan kuliah ini ?” Dan biasanya mereka akan membanding AP yang ada di rumah masing-masing yang berharga pada kisaran 500 ribuan. Maka jawabannya biasanya tidak jauh dari harga tersebut 1 atau 1.5 juta rupiah paling malah adalah jawaban tebakan students saya. Namun pada sekala enterprise besar seperti ini, ketika saya memberi jawaban bahwa harganya bisa lebih dari 15 jta per buahnya, maka tentu membuat mereka sangat terheran-heran.

Pada level ini pula, sudah sangat tidak layak jika mengasumsikan bahwa orang IT itu sama. Di dalam organisasi pelayanan sudah ada sub unit yang bersifat spesialistik. Programer memikirkan pembuatan program saja, jangan ditanyai tentang koneksi jaringan di ruangan misalnya.

Satu hal yang sangat penting yang sangat terasa yaitu bahwa solusi IT sudah menjadi bagian dari keputusan strategis dalam pengembangan dan perencanaan. Bahwa tidak ada lagi anggapan bahwa IT hanyalah cost centre dan hanya merupakan kumpulan tukang dan teknisi berkeahlian IT.
Disinilah sudah sangat dipahami bahwa keahlian IT ini sudah selayaknya dihargai. Pemahaman ini muncul juga karena pelajaran yang dipetik bahwa orang IT ini sangat mudah dibajak. Begitu keahliannya tinggi, dan wadah tidak cukup lagi, maka dengan mudah berpindah ke lain hati.

Begitu sekilas catatan refleksi secara saya secara umum terhadap organisasi IT di lingkungan pendidikan tinggi pada skala yang berbeda-beda. Tentu bukanlah sebuah kesempurnaan. Namun akan ada lesson learn yang lain lagi yang nantinya akan dapat di bagikan kepada anda semua dan juga sebagai pengingat saya sendiri.

Sampai bertemu pada tulisan lainnya …

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *