Zotero part 8 : kolaborasi dan berbagi bibliography

Seringkali, kita memerlukan sharing daftar pustaka atau koleksi bibliography kita kepada research partner kita. Atau sebagai dosen, kita perlu sharing koleksi kita kepada murid/bimbingan atau sebaliknya mereka pun bisa sharing artikel kepada kita. Nah bagaimanakah prosedurnya menggunakan zotero ? Dan apakah kegunaannya ?

Mengapa kita sharing reference ?
Pada dasarnya adalah agar saya tahu apa yang digunakan research partner kita, apa bacaan mereka. Dan begitu pula sebaliknya, apa yang kita punya dan baca, agar mereka juga bisa membaca apa yang kita miliki.
Dalam proses pembimbingan penulisan untuk students saya, saya dapat dengan mudah memberitahu sumber bacaan yang harus dibaca. Dan sebagai supervisor, kita juga dapat mengetahui apa yang telah dibaca student kita. Apakah bacaan nya cukup ? apakah sudah benar arahnya atau melenceng ? dan juga apakah bacaan tersebut baik atau tidak.

Practical issue yang kedua adalah, jika kita punya tulisan atau partner kita punya tulisan yang perlu di edit bersama, maka, agar insert citation didalam dokumen tersebut tidak rusak dan bisa ditambah dengan mudah, maka penggunaan software yang sama (dalam hal ini zotero) dan bibliography nya pun harus sama juga. Syarat ini wajib.

Seperti diketahui, menggunakan zotero, kita tidak diharuskan membuat account di zotero.org. Software dapat digunakan dan berjalan dengan kemampuan 100% tanpa kita harus menjadi user / register as user di zotero. Logika ini berbeda ketika anda menggunakan Mendeley misalnya, dimana syarat penggunaannya harus register dulu. Dan safe bibliography dari journal masuk ke cloud Mendeley. Kemudian kita harus update refence yang ada di desktop kita. Hal ini sangat berbeda dengan zotero, begitu di install, anda dapat menggunakan. Apa yang disimpan langsung berada di aplikasi desktop zotero. Ini salah satu perbedaan yang mendasar dari dua software ini.

nah kembali ke topik kita, apa langkah-langkah untuk sharing reference ?
note : reference dan bilbiography saya gunakan bergantian dengan maksud yang sama. Karena dibanyak sumber, keduanya sering di tulis begitu.

Langkah Pertama : buat account di zotero

Silahkan masuk ke zotero.org dan register for free account.

Nah setelah anda punya akun ini, maka zotero desktop bisa anda sinkron kan dengan akun ini. Silahkan jalankan zotero desktop. Masuk kedalam menu Edit –> Preferences
Itulah setting yang saya pilih. Automatic sync, ketika ada internet.
Dan saya tidak melakukan file syncing. Mengapa ? karena kita punya keterbatasan free space untuk file pdf yang saya miliki. Sebagai catatan, saya memiliki lebih dari 1 GB ukuran datanya, terdiri lebih dari 5000 references. Sehingga yang di sync hanyalah bibliography nya saja. Free storage yang disediakan oleh zotero adalah 300mb. Jadi sekali lagi sebagai catatan, tidak ada batasan jumlah reference/bibliography yang di sinc, namu ada batasan untuk file space storage.

Jika sudah selesai setting nya, maka seharusnya zotero anda akan otomatis ter sinc ke zotero.org.

Langkah kedua: membuat group

Silahkan menuju zotero dan kemudian klik pada Groups tab

Silahkan create new group. Atau jika anda ingin masuk ke group yang sudah ada, anda search group. Pada scenario ini adalah saya membuat group baru untuk master student dibawah bimbingan saya pada topik Hospital Information System.

Kemudian setelah create group, anda dapat melihat group setting.

Saya memilih group ini untuk closed, artinya hanya yang diijinkan dapat bergabung. Namun demikian orang lain (umum) masih bisa mencari dan 
search group ini. Setting lain cukup standar saja.
Langkah selanjutnya adalah, kita melihat pada member setting. Pada awalnya hanya creator sajalah yang ada dalam member tersebut.

Kemudian klik send more invitation untuk memasukkan aggota lain. Dalam skenario saya, saya meng invite mahasiswa untuk masuk.
Dan sebagai catatan berarti anda harus tahu user id dari yang akan anda undang masuk.

Atau , berikan nama group anda kepada research partner anda, agar mereka search group name dan request to join.

Kemudian akan terlihat pada group setting seperti dibawah ini

Silahkan klik approve, dan anggota tersebut segera menjadi anggota group library anda.

Nah begitulah cara membuat group baru.
Pada zotero anda dibagian bawah akan terlihat group tersebut

Jadi , pada zotero desktop anda akan terbagi menjadi 2 bagian besar. Group libraries dan my library. Bagian atas, my library adalah yang tidak di share kepada orang lain, your own library lah … 🙂

Dan yang bagian bawa, adalah group libraries. Ingat anda bisa memiliki lebih dari satu group library. Dan setiap group libary mempunyai pembatasan database yang terpisah. Sehingga anda bisa menjalankan “remove duplicate” pada kelompok tersebut saja, tanpa mempengaruhi yang lain.

Cara penggunaan, seperti create new collection atau sifat copy paste dan drag-n-drop juga sama saja dengan yang diatas. Jadi begitu anda membuat group, penggunaannya tidak ada bedanya dengan Zotero seperti biasa. Yang membedakan hanyalah share atau tidak, itu saja.

Ok, selamat ber-sharing ria.

 

 

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *